Menghubungkan Jualan dan Perakaunan Secara Automatik dengan UrusHQ
Ketidakselarasan antara pasukan Jualan (Sales) dan Kewangan (Finance) adalah salah satu "penyakit" operasi yang paling kerap menjejaskan prestasi syarikat. Apabila pesanan ditutup (deal closed), jurujual selalunya harus menyerahkan dokumen fizikal atau menghantar peringatan e-mel agar kerani akaun membuka invois secara berasingan di dalam perisian perakaunan tradisional.
Kelewatan proses pemindahan dokumen secara serahan tangan ini bermaksud kelewatan pelanggan menerima bil, sekaligus memanjangkan pusingan tunai syarikat (cash conversion cycle). Inilah masalah yang diselesaikan secara elegan oleh platform SaaS bersepadu seperti UrusHQ.
Mengakhiri Kesilapan Kemasukan Data Berulang
Dengan sistem terpisah, kakitangan kewangan harus membaca pesanan jualan dan menaip semula nama pelanggan, kuantiti item, harga unit, dan caj tambahan (seperti penghantaran) ke dalam sistem mereka.
Setiap kali berlaku penipaan semula (re-typing), risiko "human error" akan meningkat. Jika jumlah dalam invois salah ditaip, pelanggan tidak akan membayarnya sehingga invois yang baru dikeluarkan—menyebabkan isu reputasi dan masalah kutipan.
Dengan menggunakan UrusHQ, jabatan Jualan dan Kewangan berkongsi satu pangkalan data pusat (central database).
Aliran Kerja Jualan-Ke-Kewangan yang Pintar di UrusHQ
Sistem UrusHQ menggabungkan pengurusan perhubungan pelanggan (CRM), Jualan, dan Perakaunan di dalam satu pakej.
- Sebut Harga (Quotation) kepada Pesanan Jualan (Sales Order): Setelah pelanggan bersetuju dengan Sebut Harga di dalam sistem, wakil jualan hanya perlukan satu klik untuk menukarnya kepada Pesanan Jualan secara sah.
- Menukar kepada Invois Tanpa Menaip: Setelah kelulusan diterima, bahagian kewangan hanya klik butang "Tukar ke Invois". Seluruh metadata (harga, diskaun, terma bayaran) akan diwarisi sepenuhnya dari Pesanan Jualan dengan tepat, tahap perbezaannya adalah sifar peratus (0%).
- Penyelarasan Inventori (Automated Stock Deductions): Semasa pengesahan invois, UrusHQ secara automatik menolak kuantiti produk daripada tahap stok gudang dan merekodkan Kos Barangan Dijual (COGS) di latar belakang perakaunan.
Sokongan E-Invois LHDN Terus ke Pelanggan
Untuk persekitaran perniagaan di Malaysia hari ini, integrasi jualan tidak lengkap sekiranya fail invois itu tidak sah dari sudut percukaian awam. Invois yang terhasil melalui laluan (funnel) Jualan di dalam UrusHQ secara terus bersambung ke fasiliti API E-Invois LHDN. Jabatan Kewangan hanya perlukan satu minit untuk melaksanakan pengesahan LHDN sebelum melontarkan E-Invois rasmi ke e-mel pelanggan.
Analitik Silang Jabatan (Cross-Department Analytics)
Penyepaduan ini bukan semata-mata untuk mengurangkan tekanan kerja pekerja operasi. Untuk peringkat pimpinan syarikat, pengurusan jualan bersepadu ini akan memaparkan wawasan perniagaan (business intelligence) terpenting:
- Jurujual manakah yang membawa masuk tunai terbanyak?
- Pelanggan mana yang membeli paling tinggi tetapi lambat membayar?
- Produk mana yang mempunyai pusing ganti inventori terpantas dan keuntungan margin paling tebal?
Integrasi antara Jualan dan Kewangan merupakan ciri wajib bagi syarikat PKS yang serius untuk bersaing di peringkat lebih tinggi. Menggunakan UrusHQ, jurang di antara 'penutupan urusniaga jualan' dan 'penutupan lejar akaun kewangan' dapat dirapatkan secara 100%.